Proje başvuruları KAYS aracılığıyla yapılmalı ve başvuru belgeleri aşağıda açıklandığı şekilde son başvuru zamanından önce matbu olarak Ajans’a teslim edilmelidir. KAYS üzerinden sunulmayan proje başvuruları değerlendirmeye alınmayacaktır.

KAYS hakkında detaylı bilgi almak için aşağıdaki bağlantıyı ziyaret ediniz:

http://portal.kays.kalkinma.gov.tr/

Başvuru belgeleri aşağıda tarif edildiği şekilde hazırlanır:

1. KAYS aracılığıyla proje girişi yapılır.
2. Bu rehberde verilen örnek şablonlar kullanılarak destekleyici belgeler hazırlanır, imzalanır ve taranarak KAYS’a yüklenir.
3. Onay işlemini müteakip KAYS üzerinden adobe (.pdf) formatındaki Başvuru Formu indirilir. Başvuru Formu’nun ilgili kısımları imzalanır ve her sayfası paraflanır.
4. İmzalı Başvuru Formu ve destekleyici belgeler ASIL BAŞVURU BELGELERİ’ni oluşturur. Söz konu belgelerin fotokopisi çekilir ve BİR SURET olacak şekilde çoğaltılır.
5. Asıl başvuru belgeleri bir adet KIRMIZI RENKLİ TELLİ DOSYA’ya, sureti ise bir adet MAVİ RENKLİ TELLİ DOSYA’ya yerleştirilir. Başvuru belgeleri dosyalara DELGEÇ ile delinip takılır ve Başvuru Formu ile her bir destekleyici belge arasına AYRAÇkonulur. Başvuru belgeleri aşağıda belirtilen sıraya uygun olarak dosyalara yerleştirilir:
   1. Başvuru Formu ve Ekleri
      1. Başvuru Formu
      2. EK-B Bütçe
      3. EK-C Mantıksal Çerçeve
      4. Özgeçmişler
   2. DB-1 Temsil ve İlzam Yetkisi Belgesi
   3. DB-2 Yetki Devri Belgesi
   4. DB-3 Resmi Kayıt / Faaliyet Belgesi
   5. DB-4 Vergi Kayıt Belgesi
   6. DB-5 Harcama Yetkisi Belgesi
   7. DB-6 Fiyat Teklifleri ve Şartnameler
   8. DB-7 Üniversite Mutabakat Metni
   9. DB-8 Kooperatif veya Birliğin Kar Amacı Gütmediğine Dair Karar
   10. DB-9 Proje Personeli Ek Ödeme Belgesi
   11. DB-10 Diğer Belgeler
6. Kırmızı ve mavi dosyalar MAVİ KLASÖR içerisine konulur.
7. Mavi klasör KAPALI KUTU içerisine konulur.
8. KAYS’tan adobe (.pdf) formatında indirilebilecek BAŞVURU FORMU KAPAK SAYFASI’nın çıktısı alınarak kapalı kutunun üzerine yapıştırılır.

Matbu olarak hazırlanan başvuru belgelerindeki veriler ile KAYS’a girilenler arasında herhangi bir farklılık, tutarsızlık veya çelişki olmamalıdır. Matbu belgeler, mutlaka KAYS’tan nihai onay verme işlemi tamamlandıktan sonra hazırlanmalıdır. KAYS’tan alınan Başvuru Formu’nun üzerinde sonradan herhangi bir değişiklik yapılmamalıdır.

KAYS’a proje girişi yapabilmek için öncelikle bir kullanıcı adı ve şifre oluşturulmalıdır. Başvuru sahibinin ve varsa her bir ortak ile iştirakçinin de KAYS’a kaydedilmesi gerekmektedir. Söz konusu işlemler başvuru sahibinin yetkili/yasal temsilci(ler)i veya onlar tarafından yetkilendirilen üçüncü bir kişi tarafından yapılmalıdır. Tüm işlemler bu kullanıcı adı ve şifre ile yapılacağı için kayıt bilgilerinizi kaybetmeyiniz ve üçüncü kişilerle paylaşmayınız. KAYS’ın kullanımına ilişkin detaylı bilgiler “3. Yardımcı Kaynaklar: 4) KAYS Eğitim Kılavuzları ve Videoları” bölümünde yer almaktadır

Lütfen KAYS ile ilgili soru ve taleplerinizi Ajans’a iletiniz; KAYS’ın yüklenici kuruluşu olan TÜBİTAK Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü (YTE) ile direkt iletişime geçmeyiniz. KAYS hakkında detaylı açıklamalar, bilgilendirme ve eğitim toplantıları ile teknik yardım masaları aracılığıyla Ajans tarafından yapılacaktır. Bilgilendirme ve eğitim toplantılarının yer ve zaman bilgisi Ajans internet sitesinde yayınlanacaktır.

Yukarıda açıklanan hususlara uygun şekilde hazırlanan matbu başvuru belgeleri elden veya posta/kargo yoluyla Ajans’ın aşağıdaki adreslerinden herhangi birine teslim edilebilir. Başka yollarla (örneğin faks ya da e-posta ile) gönderilen ya da başka adreslere teslim edilen başvurular reddedilecektir.

Başvuru belgelerinin elden Ajans’a teslimi sırasında TESLİM ALINDI belgesi düzenlenecektir. Bu belge, karşılıklı olarak imzalanacak ve bir nüshası Ajans’ta kalacak diğeri ise başvuru belgelerini teslim eden kişiye verilecektir. Proje teslim işleminin tamamlanması ile birlikte, proje NİHAİ BAŞVURU KODUNU alacaktır. Bu belgenin ve başvuru kodunun başvuru sahibi tarafından saklanması önem arz etmektedir. Başvuru belgelerinin posta/kargo ile gönderilmesi durumunda ise bu belge tek nüsha halinde düzenlenecek olup Ajans’ta kalacaktır. Böyle bir durumda, posta/kargo görevlisine veya başvuru sahibine herhangi bir belge verilmeyecektir.