Projeler KAYS üzerinden hazırlanmalı ve başvuru belgeleri aşağıda açıklandığı şekilde son başvuru zamanından önce matbu olarak Ajans’a teslim edilmelidir.
	KAYS PORTALI İÇİN TIKLAYINIZ

Başvuru belgelerini hazırlamak için aşağıdaki adımları takip ediniz:

1. Bölüm 3: Yardımcı Kaynaklar – 3.1 Teknik Destek Talep Formu Şablonu kullanılarak FAALİYET TASLAĞI oluşturulur.
2. Bölüm 3: Yardımcı Kaynaklar – 3.2 Destekleyici Belge Şablonları kullanılarak destekleyici belgeler hazırlanır ve imza hanesi açılmış olan belgeler imzalanır.
3. KAYS’a gerçek bir kişi üzerinden KULLANICI KAYDI yapılır. Tüm işlemler bu kişi tarafından yapılacağı için bu kişinin başvuru sahibinin personeli arasından yetkilendirilen bir kişi olmasına dikkat edilmelidir.
4. Başvuru sahibi ve varsa her bir ortak KAYS’a tanımlanır.
5. 1. adımda oluşturulan faaliyet taslağı kullanılarak KAYS’a faaliyet girişi yapılır.
6. 2. adımda hazırlanan destekleyici belgeler taranıp KAYS’a yüklenir. Her bir destekleyici belge için taranmış belge boyutu 10 MB’ı aşmamalıdır. Belgeler, bilgisayar ortamında rahatça görüntülenebilecek uygun bir çözünürlük değeri kullanılarak taranmalıdır.
7. KAYS’tan BAŞVURU ÖNİZLE sekmesine tıklanarak TEKNİK DESTEK TALEP FORMU’NUN TASLAĞI indirilir ve kontrol edilir. Teknik destek talep formunun sağlıklı bir şekilde görüntülenebilmesi için güncel ADOBE READER yazılımının bilgisayarda yüklü olması gerekmektedir. Başvuru önizle sekmesine tıklanarak indirilen formun üzerinde TASLAK ibaresi bulunmakta olup form bu haliyle Ajans’a sunulmamalıdır.
8. Kontrol işleminin tamamlanmasını müteakip KAYS’tan BAŞVURU TAMAMLA sekmesine tıklanarak faaliyete ONAY verilir ve TEKNİK DESTEK TALEP FORMU indirilir. Bu aşamadan sonra hazırlanan belgelerde herhangi bir değişiklik yapılamayacaktır. Bu adımının “Faaliyetin KAYS Girişi ve Onayı İçin Son Başvuru Zamanı” itibarıyla tamamlanmış olması gerekmektedir.
9. Teknik destek talep formunun tüm sayfaları PARAFLANIR ve BEYANNAMELER ilgilisinin (başvuru sahibi ve ortak) yetkili/yasal temsilci(ler)i tarafından İMZALANIR.
10. Paraflama ve imzalama işlemleri tamamlanmış olan başvuru belgeleri (teknik destek talep formu ve destekleyici belgeler) TEK NÜSHA halindeKIRMIZI KLASÖRE yerleştirilir. Başvuru belgeleri klasöre “2.2.1 Teknik Destek Talep Formu ve Destekleyici Belgeler” bölümünde yer alan tablodaki sıraya uygun olarak yerleştirilir. Belgeler klasöre ayrı şeffaf dosyalar içinde değil; DELGEÇ ile delinip topluca yerleştirilir ve her bir destekleyici belgenin önüne Bölüm 3: Yardımcı Kaynaklar – 3.2 Destekleyici Belge Şablonları’nda yer alan ilgili DESTEKLEYİCİ BELGE KAPAK SAYFASI eklenir.
11. Bölüm 3: Yardımcı Kaynaklar – 3.3 Başvuru Belgeleri Kontrol Listesi’nin çıktısı alınır ve “Başvuru Sahibi” sütunu elle doldurulmak suretiyle faaliyet, başvuru sahibinin en az 2 (iki) personeli aracılığıyla idari ve uygunluk kriterleri yönünden kontrol edilir. Bu liste kırmızı klasörün içine en üstte olacak şekilde yerleştirilir.
12. Hazırlanan KIRMIZI KLASÖR, herhangi bir BOŞ KUTU/ZARF içine yerleştirilir; kutu/zarf kolayca açılmayacak şekilde kapatılır.
13. KAYS’tan BAŞVURU FORMU KAPAK SAYFASI indirilir ve 12. adımda hazırlanan kapalı kutunun/ zarfın üzerine yapıştırılır.
14. Yukarıda açıklanan hususlara uygun şekilde hazırlanan matbu başvuru belgeleri, elden veya posta/ kargo yoluyla Ajans’ın aşağıdaki adreslerinden herhangi birine teslim edilir. Başka yollarla (örneğin faks ya da e-posta) gönderilen ya da başka adreslere teslim edilen başvurular reddedilecektir.

Başvuru belgelerinin elden Ajans’a teslimi sırasında TESLİM ALINDI belgesi düzenlenecektir. Bu belge, karşılıklı olarak imzalanacak ve bir nüshası Ajans’ta kalacak diğeri ise başvuruyu teslim eden kişiye verilecektir. Başvuru teslim işleminin tamamlanması ile birlikte, faaliyet NİHAİ BAŞVURU KODUNU alacaktır. Bu belgenin ve başvuru kodunun başvuru sahibi tarafından saklanması önem arz etmektedir.

Başvurunun posta/kargo ile gönderilmesi durumunda ise bu belge tek nüsha halinde düzenlenecek olup Ajans’ta kalacaktır. Böyle bir durumda, posta/kargo görevlisine veya başvuru sahibine herhangi bir belge verilmeyecektir.

KAYS’ın kullanımına ilişkin detaylı bilgiler Bölüm 3: Yardımcı Kaynaklar – 3.5 KAYS Eğitim Materyalleri’nde yer almaktadır. Lütfen KAYS ile ilgili soru ve taleplerinizi Ajans’a iletiniz; KAYS’ın yüklenici kuruluşu olan TÜBİTAK Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü (YTE) ile direkt iletişime geçmeyiniz.

Sorularınızı, Program adını ve referans numarasını açık bir şekilde belirterek, e-posta ya da faks ile Program Yönetimi Birimi (PYB)’ne gönderebilirsiniz. 

Ajans bilgilendirme ve eğitim toplantıları hariç olmak üzere sözlü sorulan sorulara cevap vermekle yükümlü değildir. Soruların yanıtları, Ajans’a ulaşma tarihinden sonra en geç 10 (on) gün içerisinde Ajans internet sitesinde yer alan Sıkça Sorulan Sorular Listesi (SSSL)’nde yayınlanacaktır. Soruyu soran kişiye ayrıca yazılı veya sözlü olarak geri bildirimde bulunulmayacaktır. Tüm adaylara eşit davranılacak ve bir başvuru sahibine sağlanan bilgi SSSL aracılığıyla diğer başvuru sahiplerine de duyurulacaktır. Tüm resmi açıklamalar ve talep edilen bilgi Ajans tarafından sağlanacaktır. SSSL ve Başvuru Rehberi’nde yer almayan hiçbir bilgi, başvuru sahibi ve Ajans için bağlayıcı nitelik taşımamaktadır.

E-posta: pyb@zafer.org.tr

Faks: (0274) 271 77 63