Her Tebessüm Bir ZAFER'dir. Yerelden Ulusala, Ulusaldan Küresele
İdari ve Mali İşler Birimi (İMİB)
İMİB’in görev ve sorumlulukları aşağıda listelenmektedir:
1-Ajansın harcama programını ve bütçe uygulama sonuçlarını hazırlamak,
2-Ajansın altı aylık ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını koordine etmek,
3-Çalışma programı ve bütçeyi Ajansın diğer birimleri ile koordinasyon içinde hazırlamak,
4-Ajansın gelir ve giderlerini takip etmek, gelirlerin tahsiliyle ilgili girişimlerde bulunmak,
5-Ajansın her türlü ödeme evrakını hazırlamak, kontrol etmek, arşivlemek, ödemeleri gerçekleştirmek, bütçe çalışmalarına katılmak,
6-Mali ve teknik destekler kapsamında verilen desteklere ilişkin proje dosyalarını mali yönden incelemek, proje hesaplarını takip etmek, proje ödemelerini gerçekleştirmek,
7-Ajansın vermekle mükellef olduğu aylık KDV ve muhtasar vergi beyannamelerini düzenlemek ve ödemelerinin yapılmasını sağlamak,
8-Ajansa ait emanetleri almak, saklamak, ilgililere vermek ve göndermek,
9-Sayıştaya her ay defter ve mali tabloları göndermek,
10-Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi KBS’ye üçer aylık dönemlerde Ajans faaliyetlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının girişini yapmak,
11-Dönem sonu işlemlerini gerçekleştirmek, kapanış ve açılış kayıtlarını oluşturmak,
12-Ajans mevduatlarının değerlendirilmesini sağlamak,
13-Menkul kıymet ve teminat mektuplarının sayımını gerçekleştirmek,
14-Personel performans değerlendirme sistemini işletmek,
15-Eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve planlanan eğitimleri düzenlemek,
16-Personel özlük dosyalarını tutmak ve güncellemek,
17-Personel maaşlarını hesaplamak ve ödemeleri (harcırah, fazla mesai, tediye, doğum yardımı, evlilik yardımı vb.) gerçekleştirmek,
18-Ajansın sürekli işçi kadrosunda çalıştırılan personelin kontrolünü ve denetimini yapmak,
19-Ajansın insan kaynakları politikasını belirlemek, uygulamak, izlemek ve geliştirilmesini sağlamak,
20-Ajansın personel alımı ile ilgili işlerini yürütmek, yeni istihdam edilen personelin Ajansa uyumunu sağlamak ve Ajansı tanıtmak için oryantasyon programları düzenlemek,
21-Personelin izin ve rapor işlemlerinin takibini ve SGK girişini yapmak,
22-Satın almalarla ilgili iş ve işlemlerin koordinasyonunu ve mevzuata uygun şekilde yapılmasını sağlamak,
23-Ajansın tespit ettiği araç ve gereç ihtiyaçlarının teminini sağlamak,
24-Ajansın resmi ve özel kurumlara giden ve gelen yazışmalarının tasnifini ve havalesini yapmak, düzenli olarak arşivini oluşturmak,
25-Ajansın bilgi işlem ihtiyaçlarını tespit etmek ve tedarik etmek,
26-Ajansın web sitesini oluşturmak ve güncelliğini sağlamak,
27-Ajansın tüm bilgisayar, yazıcı ve diğer donanım birimlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak, güncel tutmak, bakımını yapmak,
28-Ajansın kurumsal tanıtımını etkin şekilde yapmak, basınla ilişkileri yürütmek, kurumsal kimliğini bölgesel, ulusal ve uluslararası düzeyde temsil etmek,
29-Ajans tarafından periyodik olarak yayımlanan kurumsal yayınlar ile çeşitli alanlarda yapılmış araştırma ve analiz çalışmalarının tasarım, basım ve dağıtım işlemlerini yapmak,
30-Taşınır kayıt ve kontrol işlemlerini yapmak,
31-Üçer aylık dönemler hâlinde stok tüketim kaydı yapmak,
32-İç kontrol sistemi ve risk yönetiminin genel koordinasyonunu sağlamak,
33-Bilişim sistemlerinin genel koordinasyonunu sağlamak,
34-Sayıştay, mali yönetim yeterliği, bağımsız vb. denetim çalışmalarında koordinasyonu sağlamak,
35-Stajyer işlemlerini (kontenjan planlaması, başvuruların alınması, istihdam edilmesi, ödemelerin yapılması vb.) yürütmek,
36-Ajans faaliyetleri, bölgeden haberler, destek duyuruları ve benzeri çalışmalara ilişkin paylaşımları sosyal medya hesapları üzerinden yapmak,
37-Ajans hizmet binasını ilgilendiren tadilat, tefrişat vb. işlemleri yürütmek,
38-Ajans hizmet binasında hizmet veren diğer kurumları ilgilendiren işlemleri (protokol hazırlığı, ortak katılım paylarının tahsili vb.) yürütmek,
39-Yönetim Kurulu toplantı organizasyonlarını yapmak,
40-Ajansın tüm fonksiyonlarını yerine getirebilmesi adına birim faaliyetleri arasında uyum ve eş güdüm sağlamak.